わざわざ電子ファイリングソフトを買わなくても、カラー写真の加工に使う画像編集ソフト
（フォトレタッチソフトと呼ぶ場合もあります）でスキャナ入力出来るじゃないの？という素朴な疑問にお答えします。電子ファイリングでは大量の文書をスキャナ入力するため、作業効率の悪いソフトは実用になりません。

　画像編集ソフトのスキャナ入力機能は、印画紙やフィルム、あるいは印刷物の写真部分だけというふうに不定形のサイズの取り込みを前提としているために、毎回、
 1)プレビューでスキャナの読み取り領域全体
 　をスキャンする
 2)画像の読み取り範囲をマウスで指定する。
 3)読み取りを実行する
　という３ステップの操作が必要です。さらにその後、
 4)ファイル名を付けて保存する
　という手間が加わります。

　電子ファイリングソフト（ViewFast)では、A4やB5等の定型サイズの原稿を読み取るための専用設定画面を持っているため、
 1)用紙サイズとファイル名を設定する
 2)読み取りを実行する
　と簡単な操作で、能率良く作業出来ます。ファイル名の自動連番付加機能が有るため２ページ目以後はファイル名を入力する手間も省けます。日付から自動的にファイル名を設定する機能もあります。

　イメージスキャナのドライバは、スキャナメーカーが共同で作成したTWAIN（トウェイン）規格に基づいて作成されています。
　スキャナドライバ自身に、プレビューや読み取り範囲の設定といった詳細な設定画面が用意されていますから、アプリケーションソフトはドライバを呼び出すだけで簡単にスキャナ入力を行えます。
　画像編集ソフトはスキャナドライバの設定画面をそのまま利用します。しかし電子ファイリングソフトは、一般に操作手順を簡略化するために独自の設定画面をアプリケーションソフト側で用意しています（スキャナドライバの設定画面を使用することも出来ます）。
　そのために、TWAIN規格のオプション機能（スキャナの設定値を個別に制御する機能）を使用しますから、使用するドライバソフトによっては、設定出来ない項目もあります（TWAIN規格では、ドライバ自身の設定画面しか使用出来ないドライバも認められている）。

　画像編集ソフトは、編集が容易なように、ドットの間引きによる簡易な縮小処理で画面表示を行います。通常のカラー写真では問題が目立たないのですが、文字原稿をスキャナ入力した場合は、縮小表示で文字や罫線が潰れて読めなくなります。

　電子ファイリングソフトでは、高度な縮小処理をして文字が潰れないように表示します。（詳しくは電子ファイリングの基礎知識の「データの表示方法」を参照してください。）

　画像編集ソフトは、通常ファイルを開いたり保存したりするときに、Windows標準のダイアログ(コモンコントロール)を使用します。Windowsの標準部品として用意されているので、アプリケーションソフトの種類に関係なく共通の操作で使えるという利点がありますが、機能が貧弱なので、ファイル管理は別のソフト(Explorer等)で行う必要があります。
　単にファイルを開くだけの場合でも、Explorerのフォルダツリー表示や、ファイル検索機能が使えないのは不便です。

　電子ファイリングソフトは、その名の通りファイル管理機能を持っています。　通常の電子ファイリングソフトは、コメント等の情報を格納するためにデータベースを使用しますから、Explorerによるファイル管理とは概念が大きく異なります。
　ViewFastなら、コメント等の情報を通常のテキストファイルに格納し、画像ファイルと自動的に連動して操作しますから、一般的なファイル管理と同じ概念で使えます。しかも、Explorerに欠落している機能（ワイルドカードによる表示ファイル制限機能や、ファイル名の連番の変更機能）も追加されていますから、能率的にファイル管理を行うことが出来ます。
　しかも、ViewFastの電子ブック作成機能を活用すると、１ページ毎のコメントを記入するだけでなく、目次や索引を作成出来ますから、文書管理が非常に楽になります。

　画像編集ソフトは、通常１ファイルに１ページのデータが含まれたファイルでないと読み込めません(ファイルオープン時に読み込むページを１つだけ選択出来るソフトもあります)。これでは、大量の文書を保管するときにファイル数が多くなりすぎて不便です。

　電子ファイリングで一般に使われているTIFFマルチページ形式（１ファイルに複数ページが含まれている）のファイルを読み書きするためには電子ファイリングソフトが必要です。電子ファイリングソフトによっては、データベースに登録する時に管理し易いように、マルチページ形式のファイルを１ページずつ独立したファイルに分解する製品もあります。ViewFastなら、マルチページ形式のまま管理出来ます。