yes-online 電子ファイリングソフト AtFILE 主な特徴

◆そもそも電子ファイリングソフトとは？

　最初の頃非常に高価だったイメージスキャナも安価になり、フィルムカメラがデジタルカメラに変わったので、画像編集(フォトレタッチ)ソフトや画像管理(写真アルバム)ソフトの普及率が高くなりました。しかし文書をスキャナ入力して保存・管理する場合、写真を対象とした通常の画像編集ソフトや画像管理ソフトでは、実用になりません。
　写真データは、通常フルカラー画像に適したJPEG形式で圧縮・保存されますが、文書データは、通常白黒２値画像（データサイズがフルカラーの２４分の１！）に適したMMR(文字や図表ではJPEGより圧縮率が高い)方式で圧縮され、複数ページを１ファイルに格納出来るTIFFマルチページ形式で保存されます。通常の画像編集ソフトや画像管理ソフトではこのTIFFマルチページ形式のファイルを取り扱うことが出来ません。電子ファイリングソフトは文書データの保管が主目的なので、JPEG形式だけでなく、MMR圧縮のTIFFマルチページ形式も取り扱うことが出来ます。
　さらに、電子ファイリングソフトは、保存したデータに詳しいコメント(説明文)を記入したり、コメント内容による高度な検索を行う機能が備わっています。
　詳しくは、電子ファイリングの基礎知識を参照してください。

◆ＡｔＦＩＬＥ以外のソフトではダメなの？

　一般的な電子ファイリングソフトは、写真や文書の画像ファイルの管理に特化した機能になっていますが、ＡｔＦＩＬＥは画像ファイルだけでなく、全てのファイルにコメントを記入して管理出来る汎用ファイル管理機能を持っています。
　一般的な電子ファイリングソフトは、TIFFマルチページ形式で画像を格納し、コメント文は別途データベースに格納しますから、データを外部に配布するときに不便です。ＡｔＦＩＬＥは画像とコメントを一体化し、さらに目次と索引を加えた電子ブックファイルを作成出来ますから、簡単にデータを配布出来ます。

◆電子ブックは古い漢字が使えない？

　電子ブックは、文字コードや描画命令を格納する方式と、文書画像を格納する方式があります。PDF等は前者なので、コンピュータ用の文字コードに含まれていない古い漢字や人名漢字の扱いに困ります。読み易くするために明朝体やゴシック体以外のフォントを使うと、読む側のパソコンにそのフォントが無い場合もあります(ファイルにフォントを埋め込む方法も有りますが、フォントにも著作権が有りますのでコピーが制限されます)。AtFILEは後者の文書画像を格納する方式なので、どんな漢字やフォントが使用されていても、そのまま電子ブック化出来ます。文字コードを格納する方式よりファイルサイズが大きくなりますが、今では一般的に使われているCDやDVDの容量が十分大きいので問題ありません。

◆ドラッグ＆ドロップは便利だが失敗の元？

　電子ファイリングソフトに限らずWindowsの一般のソフトでは、ファイルやフォルダの複写・移動にドラッグ&ドロップ操作を使用します。しかし、簡単そうなドラッグ&ドロップ操作も頻繁に使用していると、移動途中で疲れてボタンを離してしまい別の場所に落っことしてしまったり、選択のためにクリックしたときにマウスが動いてファイルの複製が勝手に出来ていたりして、失敗が多くなります。複写と移動を間違えるミスも多発しますし、有るはずの場所にファイルやフォルダが見つからなくて探さなければならないときは、ドラッグ&ドロップ操作のミスが原因の場合が多いのです。
　ＡｔＦＩＬＥのファイル管理は、誤操作の元になるドラッグ＆ドロップを排除して、複写・移動独立ボタンで安全確実な操作が出来るようになってます。
　しかも、どうしてもドラッグ&ドロップ操作が必要な場合は、「エクスプローラ」ボタンで、AtFILEで選択したフォルダをWindowsのExplorerで開くことが出来る親切設計です。おまけに「コマンド」ボタンで、DOSウィンドウを表示してコマンド入力することも出来ます。

◆デジタルデータは盗まれ易いのでは？

　電子ファイリングを行うと、１台のパソコンの中に大量の文書を格納することが出来ますから、盗難時の被害が大きくなります。しかし、ＡｔＦＩＬＥは、総当たり攻撃による解読がほぼ不可能な、最大100行の暗号キーによる独自の高速なファイル暗号化機能を備えていますので安全です。暗号キーに通常の文章が使えるので、暗号キーを覚えておくのも楽です。
　パソコンのファイルは、通常のファイル消去を行ってもファイル復元ソフトで内容を読める可能性があります。パソコンを廃棄する場合、重要なファイルは復元不能な完全消去を行う必要があります。単独で販売されている高価な完全消去ソフトを購入しなくても、ファイル管理にＡｔＦＩＬＥを使えばファイルの完全消去が可能です。

◆パソコン画面では字が読み難いのでは？

　文書を電子ファイリングすると、文字をパソコン画面で読むことになり、印刷物より読み難くなりがちです。一般的なソフトでは画面上の文字は輪郭がギザギザになりますが、ＡｔＦＩＬＥは高解像度でスキャナ入力した文書画像を多階調表示でなめらかに縮小表示しますから、輪郭がスムーズなきれいな文字で表示されます。
　一般的な電子ファイリングソフトは、白黒モードでスキャナ入力した文書画像は、白黒(真っ白な背景に真っ黒の文字)でしか表示されませんので、目が疲れます。なんとＡｔＦＩＬＥは、白黒の文書画像の文字色と背景色(紙の色)を自由に調整することが出来、目が疲れない色で表示出来ます。

◆スキャナ入力に手間がかかるのでは？

　ご安心ください、ＡｔＦＩＬＥは速くきれいにスキャナ入力するための機能が充実しています。通常の画像編集(フォトレタッチ)ソフトでは、スキャナ入力したデータは一旦メモリに保存され、後で名前を付けて保存する必要がありますから、ADF（自動原稿給紙装置）で連続して取り込むと、途中でメモリ不足で止まってしまいます。
ＡｔＦＩＬＥなら、最初にファイル名を設定して、1ページ読み込む度に自動的にファイルに保存されますから、大量の文書や写真を自動的に連続してスキャナ入力することが出来ます。
　一般的な電子ファイリングソフトでは、スキャナ入力時に文字がかすれないように適正な明度・コントラストに調整するのが難しいのですが、ＡｔＦＩＬＥなら、読み込んだ実際の画像で結果を確認しながら調整することが出来るので、簡単に最適な明度・コントラストに調整出来ます。

◆他のソフトのデータを利用出来ますか？

　電子ファイリングソフトで業界標準として使われているTIFF(圧縮無し/G4圧縮)形式やデジタルカメラで標準的に使われているJPEG形式の画像ファイルであれば、そのままＡｔＦＩＬＥで利用出来ます。ＡｔＦＩＬＥの電子ブックは、 ABK(カラー)またはVFB（白黒）形式で、PDFとは互換性がありません。
　一般的な電子ファイリングソフトは、外部のデータをデータベースに登録するためのインポート操作を必要としますが、ＡｔＦＩＬＥではデータベースを使用しないのでインポート操作は必要有りません。既に階層フォルダに整理されているデータファイルであれば、移動することなく、その場でコメントを記入して管理することが出来ます。
　ＡｔＦＩＬＥの内蔵ビューアで表示出来ないデータは、外部プログラムを呼び出して表示することが出来ます。ＡｔＦＩＬＥのファイル管理機能自体は、画像ファイルだけでなく全てのファイルにコメントを記入して、複写・移動・削除等の操作を行うことが出来ます。従ってワープロソフト等のデータファイルも、ＡｔＦＩＬＥで管理することが出来ます。データファイルの種類による制約は、内蔵ビューアで表示出来るか、出来ないかの違いだけです。
　一般的な電子ファイリングソフトは、バージョンアップや他社ソフトへの変更でデータベースの構造が変わり、以前の電子ファイリングデータの移行に大変な費用と手間がかかる場合があります。ＡｔＦＩＬＥなら、コメントファイルやインデックスファイルが単純な構造のテキストファイルなので、バージョンアップ後の互換性に問題は無く、他社ソフトに移行する場合でも、データベースへ登録するソフトの開発は容易です。

◆お勧めのユーザー層は？

　ＡｔＦＩＬＥは、検索時にデータベースを使用しないので、100万人以上の顧客を抱えている大企業の顧客リストの管理のような用途には適していません。本格的な大企業向けの電子ファイリングソフトは非常に高価ですが、ＡｔＦＩＬＥは低価格であり、中小企業や家庭での電子ファイリングに適した快適な機能を提供します。
　大企業においても、電子ファイリング文書の閲覧用のビューアは低価格で高画質なソフトが求められますので、ビューア機能のみのAtBookReaderがお勧めです(白黒専用ビューアViewFastReaderも好評です)。研究開発部門の資料整理用としてもＡｔＦＩＬＥはお勧めです。
　ビューアの文字の読み易さが、ずば抜けて優れているので、電子出版用としても適しています。

◆どんな用途に使えるのでしょう？

１、家庭での電子スクラップ
　雑誌や新聞の切抜きをスクラップブックに保存すると、保管スペースが多く必要になるだけでなく、後で必要な記事を探すのが大変です。ＡｔＦＩＬＥを使うと簡単に雑誌や新聞の記事を保存することが出来て、コメント文を記入しておけば検索も簡単です。

２、会社での資料整理・配布
　コンピュータ時代に、資料を複写機でコピーして保管したり、配布したりするのは紙の無駄使いです。コンピュータ時代になって逆にＯＡ用紙の増加で紙の消費量が増えたというのは、笑えない現実です。安価になったイメージスキャナとＡｔＦＩＬＥを大量導入すると、社員の誰もが手軽に資料を電子ファイリングして保管・配布することが出来ますから、コピー用紙の消費量が激減します。
　また、ＡｔＦＩＬＥはADF(自動原稿給紙装置)に対応していますから、業務用イメージスキャナやパソコンに接続されたデジタル複写機を利用することが出来ます。

３、ＦＡＸの代用
　ＡｔＦＩＬＥはＦＡＸ送信機能を内蔵しています。しかし、電子メールが普及した今日では、FAXの代わりに、画像データファイルを電子メールの添付ファイルとして送る方が能率的です。ＦＡＸはファインモードで解像度が約200DPIと劣っているので小さな文字は読み難いという欠点があります。また、電話回線のノイズで画像が乱れることもあります。ＡｔＦＩＬＥで作成した文書イメージファイルなら300DPI以上の高解像度で送れます。受信側でも印刷せずにＡｔＦＩＬＥの高性能ビューアで楽に読むことが出来ますから紙の消費も削減出来ます。電子メールでは、通信エラーは自動的に訂正されるので画像にノイズが入ることもありません。

４、学校や研修会でのプレゼンテーション
　従来のＯＨＰに代わって、投射型ディスプレイとパソコンを使ってプレゼンテーションをする機会が増えています。今まではPowerPoint等のプレゼンテーション専用ソフトが使われることが多かったのですが、ＡｔＦＩＬＥの高性能ビューアを活用すると、（モニター画面ではなく）印刷用紙に合わせて作成した電子ファイリング文書を、そのままプレゼンテーション資料として活用することが出来ます。
　ＡｔＦＩＬＥの「枠内拡大縮小モード（ワンタッチズーム機能）」では、ページ全体を表示した画面に長方形の枠を表示して、その枠の中を画面全体に拡大表示した画面と、元の画面を瞬時に交互に切り替えて表示することが出来ます。画面単位に分割して編集した資料を作成しなくても、ビューアで文書の一部を自由に画面全体に拡大表示出来ます。従って、プレゼンテーションに使用した資料をそのまま印刷して配布することも、あるいは電子ブックとしてCD-R等で配布することも出来ます。

５、デジタルカメラの写真整理
　一般的な写真アルバムソフトでは、フォルダ内のファイルをそのまま閲覧するか、アルバム（簡易なデータベース）を作成した後アルバムに登録したファイルだけ閲覧する方法が使われています。アルバムに登録する方法でも、登録データを格納したファイルがどこに有るかは解らない場合が多く、整理した写真を他のドライブやメディアに複写・移動するだけでも大変で、融通が利きません。
　ＡｔＦＩＬＥなら、複数の画像ファイルを登録したインデックスファイルが作成出来て、ファイル管理画面で画像ファイルと一緒にインデックスファイルが表示されますから、複写・移動も簡単です。さらに複数の写真を１つのブックファイルにまとめることも、ブックファイルを分解して別々の写真に戻すことも出来ます。

６、電子出版への利用
　従来の電子ブック(電子書籍、電子本)は、ビューアを無料で配布する代わり、電子ブックの作成ソフトが高価でした。ＡｔＦＩＬＥの場合は、電子ブック作成機能を持つＡｔＦＩＬＥ自体が安価ですから、個人でも気軽に電子ブックを作成することが出来ます。
　ＡｔＦＩＬＥで作成した電子ブックは、無料の電子ブックビューア(AtBookReader)で読めますから、有料の電子ブックを販売する場合でも読者はＡｔＦＩＬＥを購入する必要がありません。

７、ファイラーとしての活用
　ＡｔＦＩＬＥを /FILER オプションを付けて起動すると、ビューアを隠してファイル管理画面だけを表示することが出来ます。
　コメントファイルは、画像ファイルだけでなく、全てのファイルに対して付加することが出来ますから、ファイル管理画面を汎用のファイラーとして活用することが出来ます。ファイル名からは用途の解り難いプログラムファイル等もコメント文を記入しておくと、後で意味不明になる心配がありません。
　パソコンを操作する時間のうち、ファイルを探す時間が結構多くの割合を占めます。Windows標準のExplorerは、検索機能を持っていますが操作性が良くありません。ＡｔＦＩＬＥのファイル管理画面では検索機能も有りますが、通常のファイル一覧表示でも、検索機能の表示ファイル制限条件と同じ条件（ワイルドカードによるファイルの拡張子の指定や、タイムスタンプによる日付範囲の指定等）が適用されるので、必要なファイルだけ表示することが出来ます。しかも、隠しファイルや隠しフォルダの表示のオン・オフや属性の変更も専用ボタンをクリックするだけで簡単に操作出来ます。これらの機能を活用すると迅速に、必要なファイルを見つけ出すことが出来ます。

各々の機能の説明は→